NORMATIVA DE ACCESO, CONSULTA E REPRODUCIÓN

 

NATUREZA E PRINCIPIOS XERAIS

 

Os fondos documentais deste Arquivo forman parte do patrimonio histórico-documental da Igrexa Católica e, en particular, da Diocese de Santiago de Compostela. Corresponde ao Arquivo garantir a súa conservación, organización e adecuada investigación, tanto dos fondos de orixe eclesiástica como daqueles confiados á súa custodia. O acceso ao Arquivo é público, se ben, dado que a súa titularidade é privada, corresponde ao Arquiveiro, por encargo da autoridade diocesana, a tutela do centro, sendo responsable do uso da documentación e da súa conservación.

O Arquivo Histórico Diocesano de Santiago de Compostela é unha institución de carácter privado que se reserva o dereito de admisión.

 

NORMATIVA

1 – O ARQUIVO HISTÓRICO DIOCESANO DE SANTIAGO (AHDS) É UNHA INSTITUCIÓN DE CARÁCTER PRIVADO, QUE SE RESERVA O DEREITO DE ADMISIÓN.

2 – Todo usuario deberá acreditar, para acceder aos servizos do Arquivo, a súa personalidade mediante o DNI ou documento equivalente. A quen vaian utilizar o Arquivo abriráselles unha Ficha de Usuario onde quedarán rexistradas todas as peticións de documentación. Toda esta información forma parte da memoria interna do arquivo. Ao seren datos de carácter persoal están sometidos á Lei Orgánica 3/2018, do 5 de decembro, de Protección de Datos Persoais e garantía dos dereitos dixitais.

3 – Os usuarios traballarán na Sala de Consulta. Sendo este espazo limitado a 10 usuarios, non se recibirán máis usuarios que os que admita dita sala. O acceso ao depósito ou salas contiguas queda reservado ao persoal do Arquivo.

4 – A sala de consulta dispón dun aforo máximo de 10 persoas.

5 – O acceso organízase do seguinte modo:

     a) 5 prazas mediante reserva previa online.

     b) 5 prazas de acceso libre, por orde de chegada

7 – Para realizar unha reserva é necesario darse de alta como usuario na web.

8 – As reservas son persoais e intransferibles.

9 – Cada usuario poderá realizar:

     a) Máximo 3 reservas por semana.

     b)Máximo 6 reservas por mes.

11 – A reserva mantense ata as 09:45 h.

12 – Transcorrida dita hora, considerarase non atendida.

13 – A praza poderá ser asignada a outro usuario.

14 – O usuario deberá identificarse en recepción (nome ou reserva en dispositivo móbil).

15 – Non se permitirá o acceso con reservas realizadas a nome doutra persoa.

16 – A non asistencia sen cancelación previa implicará as seguintes medidas:

18 – Rógase cancelar a reserva coa maior antelación posible no caso de non poder asistir.

19 – A cancelación permite que outros usuarios poidan acceder ao servizo.

20 – Non está permitido o acceso á Sala de Consulta con bolsos, portafolios, maletíns carteiras ou outros obxectos persoais voluminosos, debendo utilizar as taquillas habilitadas para tal efecto

21 – Non está permitido fumar nin introducir alimentos e/ou bebidas.

22 – NON ESTÁ PERMITIDO o uso de cámaras fotográficas, de vídeo ou móbiles en modo fotográfico dentro da Sala de Consulta, nin para reproducir documentos nin para fotografar instalacións e/ou equipamento.

23 – Por respecto ao resto de usuarios débese gardar absoluto silencio. Os teléfonos móbiles estarán apagados ou en modo silencio, e as chamadas atenderanse fóra da Sala para non molestar a outros usuarios.

24 – Está permitida a introdución na Sala de Consulta de portátiles sempre e cando non contraveñan o punto 6. O uso de escáner queda prohibido.

25 – O acceso á consulta de fondos e instrumentos de descrición do AHDS é GRATUÍTO.

26 – A solicitude de documentos realizarase cumprimentando correctamente e con claridade a papeleta de pedido.

27 – A consulta limítase a 6 documentos ou unidades de instalación por día e por investigador.

28 – O número de unidades arquivísticas orixinais non excederá de tres por petición; salvo que fosen documentos soltos no cal caso o límite sería dunha unidade por investigador.

29 – Deixarase de servir documentación 15 minutos antes do peche do Arquivo.

30 – Teñamos en conta que todo documento é único. Os documentos requiren atencións especiais, tendo en conta, por unha parte, a vulnerabilidade dos materiais, o paso do tempo, o estado do soporte, as condicións específicas da tinta, a encadernación ou as cubertas e, por outra parte, o manexo. Por este motivo:

• Non se porá sobre o documento o papel onde se escribe.
• Non se apoiarán sobre el os brazos ou as mans.
• Ao volver as follas ou utilizar o documento actuarase co debido coidado.
• Está prohibido deixar papeis ou calquera tipo de marcadores ou marcas no interior dos documentos.
• Se se está consultando o contido dun legaxo de documentos soltos, nunca se alterará a orde das follas nin dos fascículos.
• O instrumento apropiado e autorizado para tomar apuntamentos será o LAPIS. Queda, por tanto, prohibido o uso do bolígrafo, pluma ou rotulador mentres se traballe ou investigue na Sala.
• Atenderanse en todo momento as instrucións dos Responsables de Sala. A documentación poderá ser facilitada unicamente cando o seu estado de conservación así o permita e ademais non estea suxeita á protección da lexislación de acceso que marca o Regulamento de Arquivos Eclesiásticos Españoles e, no seu caso, a lexislación civil.

31 – No caso de que se observase calquera acto que fose en prexuízo da conservación do documento, procederase de inmediato á retirada do mesmo, e denegarase o acceso futuro ao investigador responsable.

32 – Calquera outra eventualidade será avaliada polo Arquiveiro.

33 – Poderán consultarse cantos libros de referencia dispostos na BIBLIOTECA AUXILIAR se desexen, sen que para iso sexa preciso ter que solicitalos, salvo aqueles que non se atopen na sala de consulta. Estes solicitaranse a través da mencionada papeleta de pedido. Unha vez utilizados, deberán ser colocados no seu sitio, ou devoltos ao persoal.

34 – Os documentos depositados no Arquivo así como os libros de referencia non serán cedidos nin se sacarán fóra da Sala de Consulta, salvo casos excepcionais. Nestas ocasións, poderán ser cedidos, se a autoridade competente así o estimase, só polos días necesarios, baixo as debidas cautelas e contando con póliza de seguros, de conformidade co valor do documento.

 

NORMATIVA REPROGRáFICA XERAL

1 – Por motivos de conservación dos fondos documentais, nunca se realizarán fotocopias ou escaneados directamente dos orixinais debido ao seu alto impacto lumínico. Soamente se poderán dixitalizar con métodos que garantan a súa conservación.

2 – As reproducións dixitais dos documentos poden solicitarse mediante o formulario ao efecto subministrado polo persoal do Arquivo. Este debe ser cuberto de forma clara e lexible, indicando os datos exactos do documento a reproducir para a súa localización e poderase solicitar información adicional. No caso de que os datos sexan insuficientes ou pouco claros non se realizará a dixitalización. Débese indicar na solicitude o seu destino ou uso (investigación, xenealoxía, publicación, trámites administrativos, etc.).

3 – Se se require copia certificada de acta sacramental ou outro documento, tamén haberá de indicarse.

4 – Todas estas peticións deben ser asinadas en calquera caso polo peticionario e o seu representante se o houbese.

5 – A reprodución que se solicite é para uso científico exclusivo do solicitante e NON SIGNIFICA autorización para publicar o documento requirido. Dita autorización debe solicitarse á dirección do Arquivo.

6 – Todas as peticións, unha vez localizadas e autorizadas, serán aboadas antes da súa reprodución e posterior entrega no medio solicitado.

7 – As reproducións serán exclusivamente realizadas polo Arquivo. Todas elas sempre terán unha marca de auga sobre o documento, tanto en soporte físico como dixital.

8 – As copias empregaranse exclusivamente nos termos acordados na autorización; non se permitirá a obtención de copias nin duplicados.

9 – As reproducións solicitadas e autorizadas non serán transferidas a outras persoas físicas ou xurídicas.

10 – O Arcebispado de Santiago de Compostela resérvase o dereito de Propiedade sobre as imaxes, e en todos os casos decláranse os dereitos de reprodución ao seu favor, imprimindo: Copyright©Arcebispado de Santiago de Compostela-Dereitos Reservados. Prohibida a reprodución total ou parcial. Edición Autorizada num….…

11 – No caso de concederse unha autorización esta será válida para unha soa edición. Para novas edicións precisarase autorización en condicións similares.

12 – O autor de calquera obra que conteña reproducións de fondos do AHDS comprométese á entrega de polo menos dous exemplares da edición.

13 – O Arquivo solicita ser consultado sobre o “pé de foto” para a reprodución dos seus fondos antes da súa edición.

14 – O Arquivo resérvase o dereito de solicitar información adicional ao solicitante e, en todo caso, denegar a solicitude se o estima oportuno.

15 – O incumprimento dos termos da Autorización levará aparelladas as responsabilidades legais que correspondan.

16 – Para toda reprodución por calquera outro sistema, deberá solicitarse a oportuna autorización.

 

INCUMPRIMENTO DA NORMATIVA

1 – O incumprimento desta normativa ou de calquera outra indicación do persoal encargado poderá implicar a retirada inmediata do acceso e a denegación de futuras consultas.

2 – O causante de danos, desperfectos ou subtraccións incorrerá na responsabilidade administrativa ou xudicial correspondente.