CERTIFICACIóNS
O Arquivo Histórico Diocesano de Santiago pode expedir certificacións dos asentos sacramentais contidos nos libros parroquiais depositados nos seus fondos, de acordo coas seguintes normas.
1. Presentación de solicitudes
As solicitudes deberán realizarse exclusivamente mediante o formulario oficial correspondente, debidamente cuberto e asinado. PODE DESCARGALO AQUÍ.
O formulario poderá remitirse ao enderezo postal do Arquivo ou ao seu enderezo de correo electrónico. Non se atenderán solicitudes formuladas telefonicamente nin aquelas que non se presenten mediante o formulario oficial.
O Arquivo só terá en conta os datos consignados no formulario. A documentación ou información incluída unicamente no texto dun correo electrónico non substituirá os datos que deban figurar nel.
As solicitudes tramitaranse por orde de recepción.
Número máximo de solicitudes
Cada formulario poderá conter un máximo de dúas solicitudes de certificación.
Unha mesma persoa só poderá ter en tramitación un formulario de cada vez. Non se admitirá outro ata que finalice a tramitación do anterior.
O Arquivo non tramitará series de solicitudes que, polo seu número, carácter sucesivo ou relación entre elas, constitúan unha investigación xenealóxica ou teñan por obxecto reconstruír unha liña familiar.
Cando se reciban varios formularios dunha mesma persoa, o Arquivo requirirá á interesada para que indique cal deles desexa tramitar. Os restantes non serán admitidos e deberán presentarse novamente unha vez finalizada a solicitude anterior.
Excepcionalmente, a Dirección poderá autorizar a tramitación dun número superior de solicitudes cando exista unha necesidade administrativa, xudicial, canónica ou consular debidamente xustificada.
2.Datos necesarios para efectuar a busca
Para solicitar unha certificación deberán indicarse obrigatoriamente os seguintes datos:
- Nome e apelidos da persoa á que se refire o asento.
- Tipo de asento solicitado: bautismo, matrimonio ou defunción.
- Parroquia concreta na que tivo lugar.
- Ano concreto do acontecemento.
- Identificación da persoa solicitante.
- Relación da persoa solicitante coa persoa á que se refire o asento.
- Finalidade para a que se solicita a certificación.
- Enderezo postal completo.
Non se admitirán solicitudes que indiquen unicamente un concello, unha provincia ou unha zona xeográfica que non sexa a parroquia. Tampouco se realizarán buscas que comprendan un intervalo ou un período de varios anos.
Resultado negativo da busca
Cando non se localice o asento solicitado, o Arquivo comunicará o resultado da busca á persoa interesada. Esta poderá solicitar a expedición dunha certificación negativa, que será gratuíta. Cando se requira a súa legalización eclesiástica, aplicarase unicamente a tarifa correspondente a este trámite.
3. Investigacións xenealóxicas
O Arquivo non realiza investigacións xenealóxicas.
A expedición de certificacións comprende unicamente a localización dun asento concreto a partir dos datos proporcionados pola persoa solicitante. Non inclúe a reconstrución de liñas familiares, a busca de antepasados nin a consulta sucesiva de diferentes parroquias ou períodos cronolóxicos.
4. Identidade e interese lexítimo
A persoa solicitante deberá acreditar a súa identidade, indicar a finalidade para a que solicita a certificación e xustificar a súa relación coa persoa á que se refire o asento.
Non se expedirán certificacións cando non queden suficientemente acreditadas a identidade da persoa solicitante, a relación alegada ou a existencia dun interese lexítimo.
A identidade, a relación familiar, o interese lexítimo e, cando proceda, a representación deberán acreditarse mediante a documentación indicada no formulario oficial de solicitude.
Cando a solicitude sexa presentada por unha persoa representante, esta deberá acreditar a súa identidade e a representación coa que actúa nos termos establecidos no devandito formulario.
A Dirección do Arquivo poderá solicitar documentación complementaria cando resulte necesaria para comprobar os datos achegados ou resolver a petición.
5.Modalidades de certificación
A persoa interesada poderá solicitar unha das seguintes modalidades:
- Certificación extractada: recolle os datos esenciais contidos no asento sacramental, como a identidade da persoa, a data e o lugar do acontecemento, a filiación e aqueloutros datos que resulten necesarios segundo a natureza do asento. Reflectirá fielmente o que figura no documento orixinal e non suporá a súa interpretación, corrección, actualización nin adaptación.
- Transcrición literal certificada: reproduce por escrito o contido íntegro do asento orixinal, incluídas as notas marxinais que consten nel, respectando, na medida en que resulte lexible, a súa redacción, grafías e particularidades lingüísticas. As abreviaturas desenvolveranse para facilitar a súa comprensión, sempre que isto non altere o sentido do texto. A transcrición reflectirá fielmente o que figura no documento orixinal e non suporá a súa interpretación, corrección, actualización nin adaptación.
Ambas as modalidades expídense en papel, coa sinatura e o selo correspondentes, e teñen carácter de certificación. Correspóndelle á persoa interesada comprobar cal delas esixe o organismo ante o que deba presentar o documento.
Cando a certificación deba presentarse ante determinadas autoridades civís, consulares ou eclesiásticas, a persoa interesada poderá solicitar tamén a súa legalización eclesiástica. Correspóndelle igualmente comprobar ante o organismo destinatario se a devandita legalización é necesaria ou se se require algún outro trámite adicional.
6. Reproducións
Tamén poderán solicitarse reproducións de documentos mediante o formulario establecido especificamente para iso.
As reproducións facilitadas actualmente polo Arquivo carecen de sinatura dixital e expídense exclusivamente con fins informativos, culturais ou de investigación. Polo tanto, non teñen carácter de certificación nin valor administrativo e non substitúen unha certificación extractada ou unha transcrición literal certificada.
A súa utilización, publicación ou difusión estará suxeita ás condicións establecidas polo Arquivo e, cando proceda, á correspondente autorización.
7. Tarifas
| Servizo | Tarifa |
|---|---|
| Certificación extractada | 10 € |
| Transcrición literal certificada | 10 € |
| Legalización eclesiástica | 5 € |
| Reprodución dixital sen valor administrativo | 10 € |
As tarifas aplicaranse individualmente a cada asento, certificación ou reprodución solicitada. A legalización eclesiástica constitúe un servizo adicional e o seu importe engadirase ao de cada certificación que deba ser legalizada, incluídas as certificacións negativas.
8. Pagamento
O pagamento deberá realizarse antes da expedición da certificación ou da entrega da reprodución solicitada.
Non se deberán efectuar pagamentos ata que o Arquivo comunique o importe e a referencia correspondentes.
Unha vez localizada a partida, o Arquivo comunicaralle á persoa interesada o importe, a referencia e as instrucións necesarias para efectuar o pagamento. A localización dun asento non implica a súa expedición ata que quede acreditado o pagamento correspondente. Non deberá realizarse ningún pagamento antes de recibir a comunicación do Arquivo.
O pagamento poderá realizarse a través da pasarela de pagamento do Arquivo ou mediante transferencia bancaria. En ambos os casos, a persoa interesada deberá remitir ao Arquivo o correspondente xustificante:
- Pagamento mediante a pasarela do Arquivo: deberá remitirse o xustificante xerado pola propia pasarela e enviado ao enderezo de correo electrónico indicado durante a operación.
- Pagamento mediante transferencia bancaria: deberá achegarse un xustificante bancario válido, expedido ou descargado a través da entidade bancaria, que permita identificar suficientemente a operación, a súa data, o seu importe, a persoa ou entidade destinataria e a referencia do pagamento.
A persoa interesada poderá ocultar no xustificante aqueles datos bancarios que non sexan necesarios para identificar a operación e comprobar o pagamento. Non se admitirán capturas de pantalla, ordes de transferencia pendentes de execución nin documentos que non permitan comprobar que o pagamento foi efectivamente realizado.
9. Envío das certificacións
Con carácter xeral, as certificacións enviaranse por correo postal ordinario ao enderezo indicado pola persoa solicitante no formulario.
O correo postal ordinario non dispón de número de seguimento. O Arquivo deixará constancia da data de expedición e do enderezo postal utilizado.
Ao tratarse dun envío ordinario, o Arquivo non pode garantir a súa entrega nin facilitar información sobre o seu seguimento, e non asumirá responsabilidade polas perdas, atrasos ou incidencias imputables ao servizo postal.
10. Documentación non depositada no Arquivo
O Arquivo unicamente pode expedir certificacións dos libros e documentos que se atopen depositados nos seus fondos.
Cando o libro correspondente ao ano solicitado permaneza aínda na parroquia, a persoa interesada deberá dirixir directamente a ela a súa solicitude. A existencia de documentación dunha parroquia no Arquivo non implica necesariamente que se conserven aquí todos os seus libros nin que estes alcancen a data solicitada.
11. Protección de datos
Os datos persoais e a documentación achegados serán tratados exclusivamente para tramitar a solicitude, comprobar a identidade e o interese lexítimo da persoa solicitante, xestionar o pagamento e o envío e deixar constancia da actuación realizada.
Dado que os asentos sacramentais poden conter datos persoais e, en determinados casos, información especialmente protexida, a expedición de certificacións estará suxeita á normativa vixente en materia de protección de datos persoais e ás demais disposicións que resulten aplicables.
A información completa sobre o tratamento dos datos persoais, incluídos o responsable do tratamento, a base xurídica, os criterios de conservación, os posibles destinatarios e a forma de exercer os dereitos recoñecidos pola normativa, pode consultarse AQUÍ.
Calquera dúbida sobre a expedición de certificacións ou a aplicación destas normas será resolta pola Dirección do Arquivo.