CERTIFICACIONES
El Archivo Histórico Diocesano de Santiago puede expedir certificaciones de los asientos contenidos en los libros parroquiales depositados en sus fondos, de acuerdo con las siguientes normas.
- Presentación de solicitudes
Las solicitudes deben realizarse exclusivamente mediante el formulario oficial correspondiente, debidamente cumplimentado y firmado. PUEDE DESCARGARLO AQUI
El formulario podrá remitirse a la dirección postal del Archivo o a su dirección de correo electrónico. No se atenderán solicitudes formuladas telefónicamente ni aquellas que no se presenten mediante el formulario oficial.
El Archivo solo tendrá en cuenta los datos consignados en el formulario. La documentación o información incluida únicamente en el texto de un correo electrónico no sustituirá los datos que deban figurar en aquel.
Las solicitudes se tramitarán por orden de recepción.
Número máximo de solicitudes
Cada formulario podrá contener un máximo de dos solicitudes de certificación.
Una misma persona solo podrá tener en tramitación un formulario cada vez. No se admitirá otro hasta que haya finalizado la tramitación del anterior.
El Archivo no tramitará series de solicitudes que, por su número, carácter sucesivo o relación entre ellas, constituyan una investigación genealógica o tengan por objeto reconstruir una línea familiar.
Cuando se reciban varios formularios de una misma persona, el Archivo le requerirá para que indique cuál desea tramitar. Los restantes no serán admitidos y deberán presentarse nuevamente una vez finalizada la solicitud anterior.
Excepcionalmente, la Dirección podrá autorizar la tramitación de un número superior de solicitudes cuando exista una necesidad administrativa, judicial, canónica o consular debidamente justificada.
- Datos necesarios para efectuar la búsqueda
Para solicitar una certificación deberá indicarse obligatoriamente:
- Nombre y apellidos de la persona a la que se refiere el asiento.
- Tipo de asiento solicitado: bautismo, matrimonio o defunción.
- Parroquia concreta en la que tuvo lugar.
- Año concreto del acontecimiento.
- Identificación del solicitante.
- Relación del solicitante con la persona a la que se refiere el asiento.
- Finalidad para la que se solicita la certificación.
- Dirección postal completa.
No se admitirán solicitudes que indiquen únicamente un ayuntamiento, una provincia o una zona geográfica que no sea la parroquia. Tampoco se realizarán búsquedas que comprendan una horquilla o un periodo de varios años.
Resultado negativo de la búsqueda
Cuando no se localice el asiento solicitado, el Archivo comunicará el resultado de la búsqueda a la persona interesada. Esta podrá solicitar la expedición de una certificación negativa, que será gratuita. Cuando se requiera su legalización eclesiástica, se aplicará únicamente la tarifa correspondiente a dicho trámite.
- Investigaciones genealógicas
El Archivo no realiza investigaciones genealógicas.
La expedición de certificaciones comprende únicamente la localización de un asiento concreto a partir de los datos proporcionados por el solicitante. No incluye la reconstrucción de líneas familiares, la búsqueda de antepasados ni la consulta sucesiva de diferentes parroquias o periodos cronológicos.
- Identidad e interés legítimo
El solicitante deberá acreditar su identidad, indicar la finalidad para la que solicita la certificación y justificar su relación con la persona a la que se refiere el asiento.
No se expedirán certificaciones cuando no queden suficientemente acreditadas la identidad del solicitante, la relación alegada o la existencia de un interés legítimo.
La identidad, la relación familiar, el interés legítimo y, cuando proceda, la representación deberán acreditarse mediante la documentación indicada en el formulario oficial de solicitud.
Cuando la solicitud sea presentada por un representante, este debe acreditar su identidad y la representación con la que actúa en los términos establecidos en dicho formulario.
La Dirección del Archivo podrá solicitar documentación complementaria cuando resulte necesaria para comprobar los datos aportados o resolver la petición.
- Modalidades de certificación
El interesado podrá solicitar una de las siguientes modalidades:
- Certificación extractada: recoge los datos esenciales contenidos en el asiento sacramental, como la identidad de la persona, la fecha y el lugar del acontecimiento, la filiación y aquellos otros datos que resulten necesarios según la naturaleza del asiento. Reflejará fielmente lo que figura en el documento original y no supondrá su interpretación, corrección, actualización ni adaptación.
- Transcripción literal certificada: reproduce por escrito el contenido íntegro del asiento original, incluidas las notas marginales que consten en él, respetando, en la medida en que resulte legible, su redacción, grafías y particularidades lingüísticas. Las abreviaturas serán desarrolladas para facilitar su comprensión, siempre que ello no altere el sentido del texto. La transcripción reflejará fielmente lo que figura en el documento original y no supondrá su interpretación, corrección, actualización ni adaptación.
Ambas modalidades se expiden en papel, con la firma y el sello correspondientes, y tienen carácter de certificación. Corresponde al interesado comprobar cuál de ellas exige el organismo ante el que deba presentar el documento.
Cuando la certificación deba presentarse ante determinadas autoridades civiles, consulares o eclesiásticas, el interesado podrá solicitar también su legalización eclesiástica. Corresponde igualmente al interesado comprobar ante el organismo destinatario si dicha legalización es necesaria o si se requiere algún otro trámite adicional.
- Reproducciones
También podrán solicitarse reproducciones de documentos mediante el formulario establecido específicamente para ello.
Las reproducciones facilitadas actualmente por el Archivo carecen de firma digital y se expiden exclusivamente con fines informativos, culturales o de investigación. Por tanto, no tienen carácter de certificación ni valor administrativo y no sustituyen a una certificación extractada o a una transcripción literal certificada.
Su utilización, publicación o difusión estará sujeta a las condiciones establecidas por el Archivo y, cuando proceda, a la correspondiente autorización.
- Tarifas
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Servicio |
Tarifa |
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Certificación extractada |
10 € |
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Transcripción literal certificada |
10 € |
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Legalización eclesiástica |
5 € |
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Reproducción digital sin valor administrativo |
10 € |
Las tarifas se aplicarán individualmente a cada asiento, certificación o reproducción solicitada. La legalización eclesiástica constituye un servicio adicional y su importe se añadirá al de cada certificación que deba legalizarse, incluidas las certificaciones negativas.
- Pago
El pago deberá realizarse antes de la expedición de la certificación o de la entrega de la reproducción solicitada.
No deberán realizarse pagos hasta que el Archivo comunique el importe y la referencia correspondiente.
Una vez localizada la partida, el Archivo comunicará al interesado el importe y las instrucciones necesarias para efectuar el pago. La localización de un asiento no implica su expedición hasta que se haya acreditado el pago correspondiente.
El pago podrá realizarse a través de la pasarela de pago del Archivo o mediante transferencia bancaria. En ambos casos, la persona interesada deberá remitir al Archivo el justificante correspondiente:
- En caso de pago mediante la pasarela del Archivo, deberá remitirse el justificante generado por la propia pasarela y enviado a la dirección de correo electrónico indicada durante la operación.
- En caso de transferencia bancaria, deberá aportarse un justificante bancario válido, expedido o descargado a través de la entidad bancaria, que permita identificar suficientemente la operación, su fecha, su importe, el destinatario y la referencia de pago.
El interesado podrá ocultar en el justificante aquellos datos bancarios que no sean necesarios para identificar la operación y comprobar el pago.
No se admitirán capturas de pantalla, órdenes de transferencia pendientes de ejecución ni documentos que no permitan comprobar que el pago se ha realizado efectivamente.
- Envío de las certificaciones
Las certificaciones se envían exclusivamente por correo postal ordinario a la dirección indicada por el solicitante en el formulario.
El correo postal ordinario no dispone de número de seguimiento. El Archivo dejará constancia de la fecha de expedición y de la dirección postal utilizada.
Al tratarse de un envío ordinario, el Archivo no puede garantizar su entrega ni facilitar información sobre su seguimiento, y no asumirá responsabilidad por las pérdidas, retrasos o incidencias imputables al servicio postal.
- Documentación no depositada en el Archivo
El Archivo únicamente puede expedir certificaciones de los libros y documentos que se encuentren depositados en sus fondos.
Cuando el libro correspondiente al año solicitado todavía permanezca en la parroquia, el interesado deberá dirigir su solicitud directamente a esta. La existencia de documentación de una parroquia en el Archivo no implica necesariamente que se conserven aquí todos sus libros ni que estos alcancen la fecha solicitada.
- Protección de datos
Los datos personales y la documentación aportados serán tratados exclusivamente para tramitar la solicitud, comprobar la identidad y el interés legítimo del solicitante, gestionar el pago y el envío y dejar constancia de la actuación realizada.
Dado que los asientos sacramentales pueden contener datos personales y, en determinados casos, información especialmente protegida, la expedición de certificaciones estará sujeta a la normativa vigente en materia de protección de datos personales y a las demás disposiciones que resulten aplicables.
El tratamiento de los datos se efectuará de acuerdo con la normativa vigente en materia de protección de datos personales y con la información adicional incluida en el formulario de solicitud y en la política de privacidad del Archivo.
Puede consultar aquí la información completa sobre el tratamiento de datos personales, incluido el responsable del tratamiento, la base jurídica, los plazos o criterios de conservación, los posibles destinatarios y la forma de ejercer los derechos reconocidos por la normativa.
Cualquier duda sobre la expedición de certificaciones o la aplicación de estas normas será resuelta por la Dirección del Archivo.