NORMATIVA DE RESERVA, ACCESO Y CONSULTA
NATURALEZA Y PRINCIPIOS GENERALES
Los fondos documentales de este Archivo forman parte del patrimonio histórico-documental de la Iglesia Católica y, en particular, de la Diócesis de Santiago de Compostela. Corresponde al Archivo garantizar su conservación, organización y adecuada investigación, tanto de los fondos de origen eclesiástico como de aquellos confiados a su custodia. El acceso al Archivo es público, si bien, dado que su titularidad es privada, corresponde al Archivero, por encargo de la autoridad diocesana, la tutela del centro, siendo responsable del uso de la documentación y de su conservación.
El Archivo Histórico Diocesano de Santiago de Compostela es una institución de carácter privado que se reserva el derecho de admisión.
NORMATIVA
1 – EL ARCHIVO HISTÓRICO DIOCESANO DE SANTIAGO (AHDS) ES UNA INSTITUCIÓN DE CARÁCTER PRIVADO, QUE SE RESERVA EL DERECHO DE ADMISIÓN.
2 – Todo usuario deberá acreditar, para acceder a los servicios del Archivo, su personalidad mediante el DNI o documento equivalente. A quienes vayan a utilizar el Archivo se les abrirá una Ficha de Usuario donde quedarán registradas todas las peticiones de documentación. Toda esta información forma parte de la memoria interna del archivo. Al ser datos de carácter personal están sometidos a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
3 – Los usuarios trabajarán en la Sala de Consulta. Siendo este espacio limitado a 10 usuarios, no se recibirán más usuarios que los que admita dicha sala. El acceso al depósito o salas contiguas queda reservado al personal del Archivo.
4 – La sala de consulta dispone de un aforo máximo de 10 personas.
5 – El acceso se organiza del siguiente modo:
a) 5 plazas mediante reserva previa online
b) 5 plazas de acceso libre, por orden de llegada
6 – Las plazas con reserva tendrán prioridad sobre el acceso libre.
7 – Para realizar una reserva es necesario darse de alta como usuario en la web.
8 – Las reservas son personales e intransferibles.
9 – Cada usuario podrá realizar:
a) Máximo 3 reservas por semana
b) Máximo 6 reservas por mes
10 – Las reservas pueden realizarse con una antelación máxima de 30 días.
11 – La reserva se mantiene hasta las 09:45 h.
12 – Transcurrida dicha hora, se considerará no atendida.
13 – La plaza podrá ser asignada a otro usuario.
14 – El usuario deberá identificarse en recepción (nombre o reserva en dispositivo móvil).
15 – No se permitirá el acceso con reservas realizadas a nombre de otra persona.
16 – La no asistencia sin cancelación previa conllevará las siguientes medidas:
a) 1ª falta: suspensión de reservas durante 2 semanas
b) 2ª falta (en un plazo de 12 meses): 1 mes
c) Reiteración: ampliación del período de suspensión
17 – Estas medidas podrán aplicarse atendiendo a la reiteración de conductas.
18 – Se ruega cancelar la reserva con la mayor antelación posible en caso de no poder asistir.
19 – La cancelación permite que otros usuarios puedan acceder al servicio.
20 – No está permitido el acceso a la Sala de Consulta con bolsos, portafolios, maletines carteras u otros objetos personales voluminosos, debiendo utilizar las taquillas habilitadas a tal efecto
21 – No está permitido fumar o introducir alimentos y/o bebidas.
22 – NO ESTÁ PERMITIDO el uso de cámaras fotográficas, de video o móviles en modo fotográfico dentro de la Sala de Consulta, ni para reproducir documentos ni para fotografiar instalaciones y/o equipamiento.
23 – Por respeto al resto de usuarios se debe guardar absoluto silencio. Los teléfonos móviles estarán apagados o en modo silencio, y las llamadas se contestarán fuera de la Sala para no molestar a otros usuarios.
24 – Está permitida la introducción en la Sala de Consulta de portátiles siempre y cuando no contravengan el punto 6. El uso de escáner queda prohibido.
25 – El acceso a la consulta de fondos e instrumentos de descripción del AHDS es GRATUITO.
26 – La solicitud de documentos se realizará cumplimentando correctamente y con claridad la papeleta de pedido.
27 – La consulta se limita a 6 documentos o unidades de instalación por día y por investigador.
28 – El número de unidades archivísticas originales no excederá de tres por petición; salvo que fuesen documentos sueltos en cuyo caso el límite sería de una unidad por investigador.
29 – Se dejará de servir documentación 15 minutos antes del cierre del Archivo.
30 – Tengamos en cuenta que todo documento es único. Los documentos requieren atenciones especiales, teniendo en cuenta, por una parte, la vulnerabilidad de los materiales, del paso del tiempo, el estado del soporte, las condiciones específicas de la tinta, la encuadernación o las cubiertas y, por otra parte, el manejo. Por este motivo:
-
- No se pondrá sobre el documento el papel donde se escribe.
- No se apoyarán sobre él los brazos o las manos.
- Al volver las hojas o utilizar el documento se actuará con el debido miramiento.
- Está prohibido dejar papeles o cualquier tipo de marcadores o marcas en el interior de los documentos.
- Si se está consultando el contenido de un legajo de documentos sueltos, nunca se alterará el orden de las hojas ni de los fascículos.
- El instrumento apropiado y autorizado para tomar apuntes será el LAPICERO.Queda, por tanto, prohibido el uso del bolígrafo, pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala.
- Se atenderán en todo momento las instrucciones de los Responsables de Sala. La documentación podrá ser facilitada únicamente cuando su estado de conservación así lo permita y además no esté sujeta a la protección de la legislación de acceso que marca el Reglamento de Archivos Eclesiásticos Españoles y, en su caso, la legislación civil.
31 – En caso de que se observara cualquier acto que fuera en perjuicio de la conservación del documento, se procederá de inmediato a la retirada del mismo, y se denegará el acceso futuro al investigador responsable.
32 – Cualquier otra eventualidad, será evaluada por el Archivero.
33 – Podrán consultarse cuántos libros de referencia dispuestos en la BIBLIOTECA AUXILIAR se deseen, sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos, salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta. Estos se solicitarán a través de la mencionada papeleta de pedido. Una vez utilizados, deberán ser colocados en su sitio, o devueltos al personal.
34 – Los documentos depositados en el Archivo así como los libros de referencia no serán cedidos ni se sacarán fuera de la Sala de Consulta, salvo casos excepcionales. En tales ocasiones, podrán ser cedidos, si la autoridad competente así lo estimase, sólo los días necesarios, bajo las debidas cautelas y contando con póliza de seguros, de conformidad con el valor del documento.
NORMATIVA REPROGRÁFICA GENERAL
1 – Por motivos de conservación de los fondos documentales, nunca se realizarán fotocopias o escaneados directamente de los originales debido a su alto impacto lumínico. Solamente se podrán digitalizar con métodos que garanticen su conservación.
2 – Las reproducciones digitales de los documentos se pueden solicitar mediante el formulario al efecto suministrado por el personal del Archivo. Este debe ser cubierto de forma clara y legible, indicado los datos exactos del documento a reproducir para su localización y se podrá solicitar información adicional. En caso de que los datos sean insuficientes o poco claros no se realizará la digitalización. Se debe indicar en la solicitud su destino o uso (investigación, genealogía, publicación, trámites administrativos, etc.).
3 – Si se requiere copia certificada de acta sacramental u otro documento, también habrá de indicarse.
4 – Todas estas peticiones deben firmarse en cualquier caso por el peticionario y su representante si lo hubiese.
5 – La reproducción que se solicite es para uso científico exclusivo del solicitante y NO SIGNIFICA autorización para publicar el documento requerido. Dicha autorización debe solicitarse a la dirección del Archivo.
6 – Todas las peticiones, una vez localizadas y autorizadas, serán abonadas antes de su reproducción y posterior entrega en el medio solicitado.
7 – Las reproducciones serán exclusivamente realizadas por el Archivo. Todas ellas siempre tendrán una marca de agua sobre el documento, tanto en soporte físico como digital.
8 – Las copias se emplearán exclusivamente en los términos acordados en la autorización; no se permitirá la obtención de copias ni duplicados.
9 – Las reproducciones solicitadas y autorizadas no serán transferidas a otras personas físicas o jurídicas.
10 – El Arzobispado de Santiago de Compostela se reserva el derecho de Propiedad sobre las imágenes, y en todos los casos se declaran los derechos de reproducción a favor del Arzobispado, imprimiendo: Copyright©Arzobispado de Santiago de Compostela-Derechos Reservados. Prohibida la reproducción total o parcial. Edición Autorizada num….…
11 – En el caso de concederse una autorización esta será válida para una sola edición. Para nuevas ediciones se precisa autorización en similares condiciones.
12 – El autor de cualquier obra que contenga reproducciones de fondos del AHDS se compromete a la entrega de al menos dos ejemplares de la edición.
13 – El Archivo ruega ser consultado sobre el «pie de foto» para la reproducción de sus fondos antes de su edición.
14 – El Archivo se reserva el derecho de pedir ulteriores informaciones al solicitante y, en todo caso, denegar la solicitud si lo estima oportuno.
15 – El incumplimiento de los términos de la Autorización llevará anejas las responsabilidades legales a que hubiere lugar.
16 – Para toda reproducción por cualquier otro sistema, deberá solicitarse la oportuna autorización.
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA
1 – El incumplimiento de esta normativa o de cualquier otra indicación del personal encargado podrá implicar la retirada inmediata del acceso y la denegación de futuras consultas.
2 – El causante de daños, desperfectos o sustracciones incurrirá en la responsabilidad administrativa o judicial correspondiente.